3. Projekt

Utvärdering_keep_add_delete_högupplöstProjektarbete är vardag för många – men hur funkar det egentligen? Stadsodlingssatsningar sker ofta i projektform där det är viktigt att sätta upp mål som känns realistiska och meningsfulla för alla som deltar. Arbetet ska ge kraft både åt den enskilda deltagaren och gruppen. Här delar vi med oss av de olika metoder som vi använt oss av i vårt projekts olika faser. 

Från idé till resultat

Ett projekt är en tidsbegränsad satsning till skillnad från en verksamhet som är kontinuerlig och inte har ett slutdatum. Vare sig det handlar om att påbörja en storskalig samhällelig förändring eller att få igång en fungerande kompost, bidrar projektformen med mål, en tidsplan och arbetsfördelning vilket gör att det blir lättare att nå det önskvärda resultatet.

Projekt – en dynamisk process

Projekt är en dynamisk process som kräver öppenhet, flexibilitet och kreativitet. Samtidigt är god planering, tydlighet och tajming ofta ovärderligt för både verksamheten och för projektgruppen.

Projektledarens roll att avväga när en fas bör övergå i en annan och att ha överblick över projektet och dess relation till tidsplanen. Projektledaren ska också regelbundet kommunicera syftet med de olika faserna till projektgruppen för att underlätta samförstånd, delaktighet och en gemensam riktning. Vi rekommenderar att hela gruppen följer upp och återkopplar till projektets syfte och mål efter respektive fas- eller delfas.

 

Projekttips innan ni börjar

Medbestämmande Sträva efter medbestämmande inom olika processer snarare än att enskilda personer tar beslut som påverkar alla som deltar i projektet.

Balans Eftersträva en balans mellan ambitionsnivå på projektets aktiviteter, hur många personer som rimligtvis kommer engagera sig i projektet och de resurser ni har tillgång till. Detta kräver en realistisk syn på projektets styrkor, svagheter, möjligheter och begränsningar.

Kommunikation Tydlig kommunikation och öppenhet är A och O. Det gäller genom hela projektet, inom samtliga projektgrupper, samt i relation till samarbetspartners, potentiell styrgrupp och finansiärer.

Finansiering Är målet att söka finansiering? Ring och prata med ansvarig och ställ frågor innan ni söker pengar. Då kan ni bättre urskilja om just detta projektanslag lämpar sig för ert projekts syfte, målgrupp och utformning. Vad behöver ni jobba på för att kunna skicka in en ansökan? Behöver ni exempelvis etablera samarbeten med externa aktörer? Göra en plan för att säkra långsiktighet inom er blivande satsning?

Fråga om hjälp Inom ert nätverk finns kanske personer som sökt projektanslag och fått det beviljat. Fråga om ni kan bolla idéer med personen och få feedback på er ansökan. Ni kanske också kan få se ett exempel på en godkänd ansökan.

”Good enough” Genomför hellre projektet i liten skala än inte alls. Om ambitionsnivån läggs vid ”gott nog” kan tid och energi riktas till det som upplevs som roligt och meningsfullt. Det kan ge utrymme för ökad skaparglädje och delaktighet om fler i gruppen välkomnas att hjälpa till med olika uppgifter, snarare än att vara allt för kontrollerande kring slutresultatet.

Formingsfasen

Inom denna fas ligger tyngdpunkten på att alla personer som vill delta i projektet ska känna sig sedda och få uttrycka sina åsikter och idéer. Målet är att successivt etablera en stark gruppsammanhållning, för att därmed kunna skapa en gemensam värdegrund och vision.

Stärk gruppen!
Allt som en projektgrupp gör och upplever tillsammans, vare sig det handlar om att pröva på tillitsövningar eller att lära sig om en ny odlingsmetod, kan ses som gruppstärkande. När en grupp människor som vill engagera sig i ett projekt träffas för första gången kan det vara bra att göra en rolig uppvärmningsövning. Masken (s. XX) har varit en uppskattad ”isbrytare” inom vårt projekt som frigör skratt, energi och skapar en avslappnad stämning. Vi rekommenderar också Speed-friending (s. XX) där gruppdeltagarna möts öga mot öga och svarar på frågor om sig själva. Lekar där gruppens deltagare lär sig varandras namn (s. XX) bidrar till att skapa en mer familjär och trevlig stämning i gruppen.     

Kick-off

En gemensam kick-off stärker gruppen. Anpassa den utefter era resurser och behov. För att kunna anpassa mat, resa och aktiviteter för er budget underlättar det att veta ungefär hur många deltagare som kommer delta minst en vecka innan.

En kick-off kan innehålla en hel- eller halvdag fullspäckad med lekar, övningar, upplevelser och inspiration. Betydelsefulla reflektioner som vi tagit del av när vi utvärderat vårt projekts kick-off är värdet av att skapa luckor och pauser i programmet. Det är ofta under pauser som de mest avslappande och öppna samtalen sker. Dessa utrymmen ger gruppdeltagarna möjlighet att lära känna varandra på ett mer informellt och personligt plan.

Ett år åkte projektgruppen på kick-off till trädgårdsodlaren Anette Nilssons potager, köksträdgård, på Boäng på den skånska landsbygden. På bussresan dit gjorde vi enkla namnövningar och tog gruppfoton. Väl på plats varvade vi gruppaktiviteter, så som matlagning, med en teoretisk genomgång av ekologisk odling. Under lunchen fick alla deltagare säga sitt namn, berätta vilket land de kom från och varför de engagerat sig i projektet. Slutligen såddes fröer i krukor som deltagarna fick ta med hem – mycket uppskattat!

 Bild

Studiebesök

Det är bra att dra lärdom av befintliga metoder och satsningar för att slippa uppfinna hjulet på nytt. Kanske har er projektgrupp redan en känsla för vad ni vill åstadkomma men tillvägagångssättet och visionen ter sig suddig? Vår ursprungliga idé kom från ett studiebesök vi gjorde till Barn i Stan som drevs i Malmö. Likt Barn i Stan ville vi odla tillsammans med barn och unga i staden och samtidigt skapa stärkande mötesplatser. Tack vare studiebesöket såg vi att detta kunde ske i ett bostadsområde i samarbete med exempelvis ett kommunalt fastighetsbolag.                         

Synliggör gruppens drivkrafter och kapacitet

När vi vet vad de andra i gruppen vill och kan bidra med är det lättare att främja en bra gruppdynamik och att arbeta vidare . En metod vi använt oss av är att alla gruppdeltagare får ett grönt A4-paper där de skriver sitt namn i mitten och sedan svarar på följande frågor med text och/eller bild:

Varför är jag med i projektet och varför sitter jag här idag?

Vad kan jag bidra med och vad vill jag göra?

Hur ser jag på mitt engagemang i detta projekt i form av tid i dagsläget och i framtiden?

Vad krävs för att jag ska trivas i gruppen och kunna bidra till projektet på ett bra sätt?

När alla svarat på frågorna har vi gått en runda där alla får dela med sig av sina svar. Detta bidrar till att alla får en samsyn om vilka förväntningar, drivkrafter, resurser och behov som finns inom gruppen. Genom att ta reda på hur engagemanget ser ut innan projektet påbörjas, minskar risken för friktion och besvikelser i ett senare skede. Kanske vet ni redan nu att gruppen behöver rekrytera fler deltagare eller hitta en arbetsmodell för delat ledarskap med tydlig rollfördelning?

Engagera fler!

Engagemang och ägandeskap växer ur delaktighet. Förståelse och respekt skapas genom inkludering och transparens. Ett vanligt misstag är när en liten grupp personer, exempelvis en projektledningsgrupp, går långt i projektprocessen innan de ser behovet av att rekrytera eller bjuda in fler personer att vara med och påverka. Rekrytera inte enbart gruppdeltagare bland vänner och ert befintliga nätverk. Bjud också in personer som bor, jobbar, studerar eller tillbringar sin fritid i området där ni vill odla till att delta och påverka projektets utformning och inriktning. På det sättet skapar ni en starkare förankring till området. Detta ökar i sin tur möjligheterna för projektet att leva vidare och utvecklas.

 

Tips på rekryteringsforum:

 

Förankra lokalt Delta på öppna möten, affischera, dela ut flyers och gå runt och prata med människor i området där ni vill starta ett odlingsprojekt eller bilda en odlingsgrupp. Värdefulla samarbeten kan uppstå med en närliggande fritidsgård, skola, den lokala hyresgästföreningen, kvarterets kyrka eller en läxhjälpsgrupp som träffas i området. Och underskatta inte den resurs som områdets pensionärer, sjukskrivna, arbetslösa och föräldralediga kan innebära.

Informationsmässor för studenter I Lund arrangeras mässor varje termin där bland annat föreningar kan medverka och på så sätt möta studenter. Studenter har ofta mycket kunskap de vill testa i praktiken. Vår erfarenhet är att i synnerhet internationella studenter är nyfikna på att lära känna det svenska samhället och engagera sig lokalt. För att kontinuerligt välkomna nya deltagare till vårt projekt har vi bjudit in till öppna introduktionskvällar.

Universitet & högskolor Kontakta högskolor, universitet och folkhögskolor i er region och hör om ert projekt eller förening får ingå som kontakt i deras praktikbank. Inom många utbildningar är praktik inkluderad och det är därför värdefullt för läroverk att kunna hänvisa studenter till olika företag, organisationer och andra professionella aktörer. Tack vare att vår organisation ABC ingår i Lunds universitets och Linnéuniversitetets praktikbanker har studenter kontaktat oss och sedan utfört delar av sin praktik inom Ett Grönare Lund. Praktikanterna har bidragit med nya infallsvinklar och värdefulla verktyg, samt avlastat projektledningsgruppen. På vår odlingsgrupps senaste planeringsmöte kom förslag på att kontakta studenter som läser till lärare, socionomer och fritidspedagoger då de besitter annan typ av kompetens än den som finns i nuvarande grupp. Dessutom kan de ha glädje av odling i sin kommande yrkesroll.

Nätverk genom sociala medier Skapa öppna evenemang på Facebook för att bjuda in till en kick-off, introduktionskväll eller öppet hus och dela evenemang inom olika grupper och på sidor som tillhör organisationer, föreningar och andra aktörer inom ert nätverk för att på så sätt nå ut till fler potentiella gruppdeltagare.

Volontärbyrån förmedlar ideella uppdrag mellan organisationer och individer som vill engagera sig. Organisationer och föreningar kan skapa ett konto på deras digitala plattform, www.volontarbyran.se, och där lägga ut utlysningar för lediga praktikplatser och volontäruppdrag. 

Gruppens spelregler

När alla gruppdeltagare är på plats är det bra att bestämma gemensamma spelregler. Ju mer specifika reglerna är, desto mer användbara. Detta gör det lättare för gruppdeltagare att veta hur de ska förhålla sig till gruppen och de andra gruppdeltagarna för att bidra till den gemensamma trivseln.

Exempel på spelregler vi haft inom vårt projekt:

  • Respektera och agera i enlighet med den gemensamma värdegrunden.

  • Beslut som påverkar hela projektet tas på månatliga storgruppsmöten dit representanter från alla arbetsgrupper är kallade. Projektledaren kallar till dessa möten.

  • På de gemensamma storgruppsmötena förväntas en representant från respektive arbetsgrupp delta. Om inte ordinarie språkrör kan delta bör en ersättare närvara.

  • Gruppdeltagare behöver inte delta på varje odlingsträff men meddela på Facebook om du kommer så att koordinatorn vet hur många personer denna kan räkna med.

Värdegrund som gemensam plattform

En värdegrund är kanske inte det första som ett projekt skapar. Startgruppen är eventuellt – som i Ett Grönare Lunds fall – en grupp vänner som drivs av en gemensam idé. Med tiden blir det tydligare att det från början funnits en värdegrund som genomsyrat projektet och dess kommunikation, även om den varit outtalad. Att ha en värdegrund skapar en gemensam plattform för alla som deltar i ett projekt och dess utformning.

Inom Ett Grönare Lund arbetade vi fram våra kärnvärden först under projektår två. Genom att urskilja de ord som upprepades i utvärderingar som volontärer, deltagande barn och deras föräldrar fyllt i, samt kika på projektets befintliga spelregler, trädde kärnvärdena fram. Gemenskap, näring, öppenhet, respekt och glädje är sedan dess vår gemensamma värdegrund.

Integrera värdegrunden i projektet Hänvisa till värdegrunden i trivselregler och i aktiviteter. Med våra värdeord har vi gjort kollage och lekt charader. Odlingsgruppen har också gjort en färgglad tavla som illustrerar våra trivselregler och som hänger på väggen i odlingslokalen. 

Tack vare vår gemensamma värdegrund är det lättare för oss med ledaransvar att återkoppla till det som alla i gruppen vill ska prägla våra odlingsträffar, snarare än att uppmärksamma oönskat beteende. Sparkar någon på ett träd eller kastar skräp på marken så kan vi hänvisa till att respekt är något vi står för i vår grupp, både respekt för människor och för natur.

Vikten av positiva visioner

En vision skapar riktning. Det underlättar om visionen är tydlig och kortfattad, gärna begränsad till en mening. Måla upp ett drömscenario som er projektgrupp vill ge till världen och jobba för i ett långsiktigt perspektiv. Visionen blir mer kraftfull om den består av positivt laddade ord som stämmer överens med projektets värdegrund och det som motiverat gruppdeltagarna till att engagera sig.

Visionen kan helt och hållet vara unik för ert projekt, exempelvis: ”Vi jobbar för ett hållbart och solidariskt Linero (i östra Lund), där alla människor har tillgång till näringsrik mat och stärkande mötesplatser.” Ett projekt kan även vara en del av en vision som organisationen ni tillhör har etablerat. Ett Grönare Lund är en del av organisationen ABC med visionen ”ABC sammanför människor för att möjliggöra omställningen till hållbara och stärkta samhällen. ”

 

Att tänka på: Dela visionen med nya deltagare i projektet för att hela tiden röra er i en gemensam riktning. Kan alla i projektet relatera till visionen eller behöver den omformuleras?

Idégenerering

Vi tycker att något av det mest givande inom projekt är att få dela med sig av och ta del av andras idéer, speciellt när de handlar om att främja en hållbar samhällsutveckling! Använd metoder som inleds på ett öppet och kreativt sätt men som successivt smalnas av. För att skapa exempelvis en vision för ert projekt, kan en öppen brainstorm vara en rolig metod. 

Öppen brainstorm Det gynnar processen om ni har tydliga ramar, exempelvis en tidsbegränsad process där pauser för bensträckning och eventuella toalettbesök inkluderas. En öppen brainstorm kan bestå av följande moment:

  • Generera idéer

Popcorn. En person står vid en whiteboardtavla och antecknar idéer som gruppen ”poppar ut”, det vill säga spontant säger rakt ut.

Post-it-lappar. Alla gruppdeltagare får skriva upp förslag på post-it-lappar, ett förslag per lapp. Lapparna placeras på en vägg eller whiteboardtavla framför gruppen.

  • Klustra Alla gruppdeltagare välkomnas fram till tavlan för att ta del av förslagen och att gruppera i dem i kluster, kategorier med gemensamma nämnare.

  • Rensa När gruppdeltagarna har klustrat färdigt, kan facilitatorn fråga gruppen vilka kluster, alternativt vilka enskilda förslag inom respektive kluster som kan strykas.

  • Rangordna Gruppen ser över de kluster som finns kvar och rangordnar dem i syfte att smalna av till exempelvis tre förslag/idéer att arbeta vidare med.

  • Utveckla idéer Slutligen är det dags att sammanföra förslagen som klarat sig så här långt i processen till en slutgiltig vision. Detta kan innebära att ni tar nyckelord från respektive förslag och komponerar en sammanhängande mening av dessa.

Planeringsfasen

När ni som projektgrupp har arbetat fram en vision att sträva mot är det dags att formulera syftet och identifiera målgruppen och målen för projektet. Detta skapar i sin tur goda förutsättningar för att skapa en realistisk aktivitetsplan. I planeringsfasen underlättar det om personen med ledaransvar ser till att gruppen checkar av olika planeringsmoment inom rimlig tid och att ni hela tiden rör er framåt.

Syfte

Syftet beskriver övergripande, kortfattat och kärnfullt vad just ert projekt handlar om och besvarar frågan: I det stora hela – vad är avsikten och nyttan med projektet?  Ett Grönare Lunds syfte är att ”stärka demokrati och delaktighet bland barn och unga på Linero i östra Lund”. Ett annat sätt för oss att beskriva syftet är: ”vi jobbar med stadsodling som demokrativerkstad”. Jämför med vision på sida 11.

Målgrupp

En målgrupp är en eller flera specifika grupper av människor som ett projekt är riktat till och anpassat för. En specifik målgrupp är lättare och mer effektivt att förhålla sig till jämfört med en mer diffus målbild. För att definiera en målgrupp kan aspekter som ålder, kön, behovsbild, livsstil och geografisk tillhörighet inkluderas.

Ett Grönare Lunds övergripande målgrupp är barn och unga 9 till 25 år. I verkligheten har barn och unga vuxna mellan 4 och 30 år engagerat sig i projektet. För odlingsträffarna har den primära målgruppen varit barn 6 till 12 år och den sekundära målgruppen volontärer mellan ungefär 19 och 30 år. Detta har inneburit att verksamheten varit anpassad till den primära målgruppen men letts av den sekundära målgruppen.

Mål

Mål är de resultat som projektgruppen behöver åstadkomma för att successivt närma sig framtidsvisionen. Tydliga och realistiska mål som går att följa upp banar väg för ökad motivation och mobiliserar till handling.

 

Vi har använt oss av metoden Smarta mål, vilket innebär att målen uppfyller fem kriterier.

 

SMARTA mål

Specifika mål är tydliga, konkreta och kan uttrycka de förväntade resultaten.

Mätbara mål innehåller något som går att mäta, exempelvis antal deltagare.

Accepterade mål är godkända av projektgruppen och upplevs som angelägna (relevanta) och attraktiva (eftersträvansvärda) av gruppdeltagare.

Realistiska mål är rimliga att åstadkomma i relation till projektets möjligheter, begränsningar och resurser.

Tidsbegränsade mål har ett tydligt datum eller tidsfrist då de ska vara uppfyllda.

Vid utvalda tidpunkter under projektet behöver gruppen sedan följa upp målen för att avgöra om de är uppnådda eller om projektet är på god väg att nå målen. Kanske behövs målen justeras eller ersättas av mer relevanta målsättningar?

Analys av projektet och dess omgivning

Syftet med detta moment är att gruppen skapar en liktydig analys av vilka förutsättningar som finns inom projektet och vilka utomstående faktorer som kan komma att påverka projektet och dess genomförande. En metod som vi rekommenderar är att göra en SWOT-analys som står för strengths, weaknesses, opportunities och threats. Den handlar om att identifiera projektets interna styrkor och svagheter, samt synliggöra externa möjligheter och risker.

SWOT-analys

SWOT-diagram

Upprepa SWOT-analysen om förutsättningarna förändras för projektet och om det är ett flerårigt projekt.

Tips: Gör också en så kallad intressentanalys om ni vill kartlägga vilka externa parter som kan komma att beröras av projektet, ha intresse av att samverka med er eller potentiellt kommer vilja ta del av era metoder och kompetens i framtiden.

Aktivitetsplanering

För att omvandla mål till en genomförbar aktivitetsplan behöver ni kartlägga projektets omfattning. Fördelar med att inkludera hela projektgruppen i denna kartläggning är att det skapar en gemensam visuell syn på hela projektet även om en gruppdeltagare senare enbart vill engagera sig inom en viss projektdel. Det lägger också grund för en ömsesidig förståelse som krävs för att kunna göra realistiska bedömningar om vad som är rimligt att satsa på i relation till den tidigare utförda SWOT-analysen. Kanske behöver ambitionsnivån för målen sänkas så att ni kan lägga mer tid på att ha roligt tillsammans i helgrupp eller för att lämna utrymme för idéer som kan uppstå under projektets gång?

Work Breakdown Structure (WBS) är en bra metod som vi inspirerats av och som vi skapat en egen variant av.

1. Skriv upp alla mål som ni tidigare identifierat i gruppen på en Whiteboardtavla framför er.

2. Skriv upp alla aktiviteter – stora som små – som krävs av projektet i form av insatser för att uppnå respektive mål. Inkludera här även de mer informella aktiviteterna, till exempel att peppa varandra, fika tillsammans och ge feedback efter en utförd aktivitet. Stryk därefter de onödiga upprepningar ni ser på tavlan.

3. Gör en gemensam bedömning utifrån den kartläggning ni ser framför er – vilka mål är rimliga att utföra i relation till SWOT-analysen? Behåll målen ni vill satsa på inom ramen av projektet, resten kan sparas i era anteckningar.

4. Dela in målen med tillhörande kluster av aktiviteter i olika projektdelar där det finns en tydlig gemensam nämnare. En projektdel kan innehålla flera mål. Ge därefter respektive projektdel en rubrik, exempelvis ”Odlingsträffar med barn” eller ”Fortbildning om ekologiska fotavtryck för högstadieelever”.

5. Dela in projektgruppen i mindre grupper – en per projektdel – där varje grupp sammanställer en linjär aktivitetsplan där respektive projektdels mål blir milstolpar på vägen. Utmaningen här blir att en tidsdimension ska läggas till som tar hänsyn till start- och slutdatum för projektet som helhet.

6. Se över alla projektdelar. Ska de ske parallellt eller kommer en projektdel före en annan? Kanske ser ni en helt annan typ av flöde? Väv slutligen ihop samtliga projektdelars aktivitetsplaner till en enhetlig plan.

Organisation och arbetsfördelning

Skapa en arbetsstruktur som underlättar uppföljning, öppen kommunikation och tydliggör fördelning av uppgifter inom er projektgrupp. Det finns många olika modeller att välja på – varför inte pröva på en struktur under en viss tidsperiod för att sedan testa en annan?

Arbetsgrupper

För oss inom Ett Grönare Lund har det varit logiskt att anpassa den övergripande arbetsstrukturen utefter våra tre projektdelar. Inledningsvis arbetade vi utifrån studiecirklar (s.xx) som med tiden utvecklades till arbetsgrupper som ansvarade för respektive projektdel. Varje arbetsgrupp fick därmed ett tydligt, uttalat och avgränsat arbetsområde att ansvara för. I varje arbetsgrupp utsågs en person som kallade gruppen till regelbundna möten och följde upp gruppens mål och aktivitetsplan. Varje grupp hade även ett språkrör som agerade länk till- och kommunicerade med övriga projektgrupper.

Hubb- och språkrörsmodellen, Hub and spokespersons model på engelska, är en modell för organisering som vi inspirerats av. Modellen ger struktur för uppföljning och återkoppling mellan olika arbetsgrupper. Hubben i mitten är gruppens beslutande organ.

Inom Ett Grönare Lund kom hubben att motsvaras av ”storgruppsmöten” som hölls ungefär en gång i månaden. Där togs större beslut som påverkade hela projektet. Exempelvis har alla budgetbeslut över tvåtusen kronor tagits i detta forum. För att fungera behöver minst en representant från varje arbetsgrupp delta, men alla är välkomna. Inom vårt projekt kallade projektledaren till storgruppsmötena och mötesordförande och sekreterare utsågs på plats.

 

Roller och ansvar

Roller kan fördelas utifrån personligt intresse, grad av engagemang och gruppens behov. Utgå exempelvis från frågorna Varför? Vad? Hur? och Behov som ingår i formningsfasen (s. 6). Behov av att fördela ansvar och finna nya roller kan aktualiseras när en ny uppgift tillkommer eller efter en utvärdering vid terminens slut:

-      Vill vi ha och behöver vi ha olika roller?

-      Vem gör i så fall vad? Behövs arbetsbeskrivningar som anger ungefärliga ansvarsområden och arbetsmängd?

-      Behöver vi rekrytera fler personer för att fylla alla roller vi behöver i gruppen eller för att få in en viss typ av kompetens?

-      Vill vi byta roller efter en viss tidsperiod? När ska i så fall bytet ske?

-      Om projektet beviljas medel för finansiering, hur fördelas budgeten för löner?

Vi har genom utvärderingar konstaterat att det är värdefullt att ha en koordinator inom en projektgrupp. I koordinatorns roll ingår till exempel att vara kontaktperson, skapa kontinuitet samt att följa upp tidsplan och mål.

Ha redan från början i åtanke att projektet kommer att upphöra. Vad vill ni ska hända efteråt? Ska nya projektpengars sökas, ska projektet övergå i en kontinuerlig verksamhet? Fortsätter projektgruppen i en ny form eller sker en överlämning? För Ett Grönare Lund var 2014 det sista året med projektstöd från Arvsfonden. Vi kände däremot ett fortsatt ansvar och engagemang gentemot barnen och andra boende på Linero, plus att vi inte kände oss sugna på att lämna odlingskompisarna. Alternativet blev att undersöka möjligheter till fortsatt verksamhet i dialog med befintliga och potentiellt nya samarbetspartners.

För att fortsätta verksamheten är det sannolikt att projektgruppen skapar en organisation anpassad för delat ledarskap med följande roller: koordinator, studiecirkelansvarig, barn- och föräldrakontaktsansvarig, rekryteringsgrupp, kommunikations- och dokumentationsgrupp.

För projektdelen ”trädgården” finns ett förslag på att två personer blir huvudansvariga för grönsakslandet, två för pallkragarna och ytterligare två för perennrabatten. Övriga hoppar in där de behövs. Modellen med att träffas ungefär var tredje vecka för att bedriva studiecirkel och göra grovplanering för en månad framöver kommer troligen att behållas från tidigare år. Inom ramarna av dessa planeringsträffar beslutas om vem eller vilka som ansvarar för respektive odlingsträff.

Finansiering
och budget

Innan ni inleder arbetet med att skaffa finansering till ert projekt är det bra att göra en övergripande behovsanalys. Ta här hjälp av er SWOT-analys från sida 13 för att avgöra vilka resurser ni behöver och vilka ni redan har tillgång till för att uppnå era mål. Det är fullt möjligt att få tag på redskap och annan utrustning som ni behöver genom att höra er för efter möjliga samarbetspartners och sponsorer.

Att tänka på innan ni börjar: Hur långt kommer ni på en nollbudget? Innan Ett Grönare Lund blev ett Arvsfondsprojekt klarade vi oss på nästintill en nollbudget under ett års tid. Utrustningen vi behövde fick vi gratis från en av våra samarbetspartners och fika fick vi sponsrat från ett lokalt konditori. Här listar vi ytterligare några förslag på hur resurser kan anskaffas utan krav på budget:

Kommunala- eller privat fastighetsbolag: odlingsmark, odlingslokal eller förråd, redskap och utrustning.

Studieförbund: nätverk, ledarskapsutbildningar, metodik för folkbildning, gratis lokalhyra för möten och evenemang, utskrifter av informationsmaterial och bidrag till studiematerial.

Kommunen: bidrag till lokalstöd, medel ur projekt- och verksamhetsbidrag och gratis deltagande på offentliga evenemang.

Lokal kyrka eller annat samfund: har stort intresse i socialt arbete och äger en hel del mark. Kanske kan de bistå med mark och möteslokal?

Lokal bank: medel ur fonder.

Lokala butiker så som bageri, hobbyaffär eller järnhandel: bröd till fika, material till aktiviteter (exempelvis pennor, papper, saxar) och verktyg.

Workshopledare kan ni eventuellt boka gratis om ni har ett stort kontaktnät, alternativt arrangerar ett så kallat kulturevenemang i samarbete med ett studieförbund.

Att ansöka om finansiering

Beroende på projektets syfte, målgrupp och samarbetspartners så går det att söka olika typer av anslag och bidrag. Det finns anslag, bidrag och fonder att söka på kommunal, regional, nationell och EU-nivå. Ju större bidragen är, desto mer rapportering och administration. De större bidraget kräver ofta att ni har en kunnig person inom ert projekt eller förening som kan ta hand om bokföring och den ekonomiska redovisningen. När vi rapporterat till Arvsfonden kräver de dessutom att en extern revisor anlitas för granskning av bokföringen.

Tips: Exempel på anslag och bidrag att söka till projekt som riktar sig till bland annat barn och unga finns listade på hemsidan www.förening.se/pengar.

Budget

En budget för ett projekt ska innehålla en balans mellan intäkter och utgifter så att slutsumman landar på noll. Ibland kan ideell tid räknas in som en form av medfinansiering när bidrag söks. Hur en timme ideell tid värderas kan variera, 120–200 kronor är inte ovanligt.

 

Exempel på budgetposter

Projektledning: löner. Om ni har anställda inom projektet är löner ofta den största budgetposten. Här ingår även arbetet för ekonomisk administration. Besök Skatteverkets hemsida för aktuell information kring löner och skatt.

Externa tjänster: föreläsare, workshopsledare, utbildningsledare. Inkludera pålägg av moms för respektive bokning.

Lokalhyra: kontorshyra, odlingslokal och lokal till större evenemang.

Aktivitetskostnader: materialkostnader till aktiviteter såsom odlingsträffar, gruppmöten, terminsavslutning och dylikt. Merparten av denna budgetpost har gått till fröer, fika och ingredienser till matlagning.

Informationsspridning & marknadsföring: affischer, informationslappar, inbjudningskort, studiematerial, broschyrer, visitkort, med mera.

Resor: resekostnader förknippade med studiebesök, kick-off och liknande. Genom att åka kollektivt hålls resekostnader nere.

Utrustning: trädgårdsredskap, möbler, köksredskap, dator, skrivare, med mera. Kan ses som långsiktiga investeringar.  

Revision: Ett Grönare Lund budgeterade 10 000 kronor för respektive projektår för att täcka kostnad för extern revision men utgiften har landat på cirka 5 000–7 000 kronor per år. Extern revision är inte nödvändigt för alla typer av projekt.

Projektet som helhet har haft en budget på 550 000-950 000 kronor per år.

Tips: Verksamt.se är ett samarbete mellan Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket som innehåller vägledning kring allt från skatter till anställningsformer.

Utvärdering och avslutning

I ett projekt sker många avslut – avslut på ett möte, avslut på en workshop eller en terminsavslutning. I detta avsnitt inkluderar vi metoder för reflektion och utvärdering som kan användas vid olika tillfällen under projektets gång. I avslutningsfasen ingår att sortera, dokumentera, rapportera och lämna över.

Reflektion & utvärdering

Att skapa ett bra avslut när ni ses är minst lika viktigt som en bra inledning. Rundor är inkluderande och effektiva sätt att låta alla komma till tals och för att känna av stämningen i gruppen. För att undvika ett ojämnt utnyttjande av tiden, var tydlig och specifik gällande vad som ska delges under rundan, exempelvis max ett till tre ord, alternativt en till två meningar. Om någon inte vill delge något är det OK att istället säga ”pass”. Fånga gärna upp personen i slutet av rundan och hör om personen vill tillägga något. Ibland behöver gruppen få ett par minuters tyst reflektion för att fundera ut svar på frågan före rundan börjar.

 

Fyra exempel på avslut för dagen

  • Dela med dig av hur du känner just nu med tre ord.

  • Berätta med en eller två meningar om något som varit bra eller roligt.

  • Berätta om något som du tar med dig från denna workshop.

  • Nämn två saker vi behöver följa upp på nästa odlingsträff.

Incheckning och utcheckning

Incheckning och utcheckning tar bara ett par minuter och kan bidra till att skapa trevligare stämning på och efter exempelvis ett planeringsmöte. Proceduren gör att ni slipper fundera på varför en person sitter och gäspar under ett möte eller behöver stress iväg efter ett möte. Vi kan även anpassa mötet bättre efter gruppens behov och dagsform. Föreslå för gruppen att ni provar in- och utcheckning som en rutin vid era möten och utvärderar efter ett par gånger om ni tycker det gynnat gruppen.

Alla checkar in med ett till tre ord. Så här kan det låta: Nyfiken, Entusiastisk, Trött, Förkyld, Orolig, Nervös, Inget speciellt, På G, Glad, Kissnödig, Stressad.

Efter mötet checkar alla ut på likande sätt: Då kan det låta så här: Trött och glad, Entusiastisk, Lugn, Tillitsfull, Nöjd, Besviken, Förvirrad, Hungrig.

Utcheckningssvar som Besviken och Förvirrad kan behöva följas upp.

 

Tre snabba rundor som rutin efter en aktivitet

  • Vad funkade bra?

  • Var det något som funkade mindre bra?

  • Är det något särskilt som vi behöver komma ihåg, förbättra eller följa upp?

Rundorna ska vara konstruktiva med syftet att stärka gruppen och värna om en god kvalité på projektets verksamhet. Lägg fokus på det som gick bra och utrymme att ge förslag på sådant som kan förbättras.

Behåll, ta bort och lägg till

En annan bra utvärdering är att ge alla gruppdeltagare tre post-it-lappar i olika färger. Deltagarna ombeds att skriva ner 1–3 saker i kategorierna behålla, ta bort och lägga till på respektive lapp. Låt deltagarna diskutera sina svar i mindre grupper för att sedan sammanfatta den viktigaste punkten gruppen enats om för respektive kategori inför hela gruppen. Vid exempelvis en terminsavslutning kan gruppen sedan komma överens om vilka punkter som är viktigast att ta med till nästa termin. Sammanfatta dessa punkter i ett digitalt dokument som alla gruppdeltagare har tillgång till och som ni återkommer till.

Fira!

Fira små och stora segrar! Att uppmärksamma de små framstegen ökar gruppens motivation, gemenskap och känsla av att projektet är på väg i rätt riktning. Om ni upplever att ert projekt och att gruppen genomgått en krävande och utmanande period är det desto viktigare att fira och ha roligt tillsammans för att ladda om.

Ett enkelt och uppskattat sätt att fira till exempel en lyckad skörd kan vara att tillsammans tillaga en färgsprakande middag på skörden. En terminsavslutning kan firas med knytkalas där ni dessutom får ta del av varandras matkulturer.

Positiv feedback är helt gratis och höjer individens- och gruppens motivation! Alla har vi behov av att känna oss sedda och vi mår bra av att ge och ta emot uppskattning. Vi behöver dessutom feedback för att veta att vi bidrar till gruppen och projektet på ett bra sätt.

Dokumentera, sortera och lämna över

När ett projekt är slut går det eventuellt över i en ny fas. Projektledare och personer i arbetsgrupperna har samlat på sig många erfarenheter, lärdomar och har utvecklat arbetssätt och metoder tillsammans. Att spara och lämna över relevant och tydligt strukturerad dokumentation av dessa är A och O för möjliggöra en kontinuitet och kunskapsöverföring till kommande gruppdeltagare eller projektägare.  Det underlättar för alla om mindre viktigt material, både i pärmar och digitalt, kasseras.

Att redan i början av projektet skapa en struktur och ordning bland mappar och dokumentation som underlättar avslutningsfasen är värdefullt och spar mycket tid och energi. Vi rekommenderar att projektledaren och personer med ansvar inom respektive arbetsgrupp skapar ett dokument kallat Erfarenhetsåterföring. Här samlas den viktigaste informationen för att en efterträdare såsom en ny arbetsgrupp, projektledare eller organisationens styrelse, ska kunna ta vid, hitta material och ta del av vad som fungerat bra och vad som behöver förbättras.

Utvärderingarna som gjorts med deltagare och projektgruppen kan vara ett bra underlag för detta. Har ni skrivit exempelvis en blogg under projektets gång kan den också innehålla värdefull information till dokumentation och erfarenhetsåterföringen. Respektive persons erfarenhetsåterföring bör inte bli mer än 1–2 A4-sidor för att det verkligen ska bli läst av de personer som tar vid. Erfarenhetsåterföringen kan däremot hänvisa till andra dokument som innehåller mer detaljerad information som går att hitta digitalt eller i pärmar.

Har ni fått projektstöd kräver i allmänhet bidragsgivaren någon form av utvärdering, rapportering och dokumentation. Vad som ska ingå brukar vara väl definierat. Det tar tid att sortera, städa och rapportera efter avslutat projekt. Värdet av en bra och tydlig överlämning eller avslut kan inte betonas nog.

 

—————————————————

© ABC – aktiva insatser för människa och miljö
Text: Julia Linder & Sara Nelson
Illustrationer: Jesper Halling
Foto: Medlemmar i odlingsprojektet Ett Grönare Lund där inget annat anges.